Comment améliorer l’intégration de nouveaux employés à l’aide d’outils

Pourquoi?

Le monde du travail a beaucoup changé depuis quelques années et la pandémie à accélérer les choses.

Voici quelques raisons qui font de ce processus plus important que jamais dans la bonne santé d’une entreprise:

  • Globalisation de la main-d’œuvre – avec la pénurie, les entreprises n’hésitent pas à embaucher, peu importe, l’endroit de résidence de l’employé
  • Les processus d’intégration de nouveaux employés n’ont pas évolué durant la pandémie et même que plusieurs entreprises l’ont abandonné
  • La grande ‘résignation’, les gens se sentent plus détachés que jamais de leur collègue et de la mission de l’entreprise dans lequel ils font partie.
  • Il est couteux pour une entreprise de perdre rapidement ses employés
  • L’intégration des consultants est aussi importante qu’un nouvel employé, les consultants peuvent devenir des futurs employés ou des ambassadeurs de votre organisation s’ils ont une belle expérience d’intégration.
  • Améliore le bien-être de l’employé et diminue son niveau de stress et d’angoisse. Ceci n’est pas à négliger dans un monde de plus en plus stressant et angoissant.

Pour ceux qui aiment les chiffres, voici quelques chiffres pour vous encourager à investir dans votre processus d’intégration :

  • 69 % d’employés qui ont une belle expérience d’intégration ont plus de chance de rester à l’intérieur de votre entreprise dans les 3 années suivantes.
  • Les nouveaux employés qui ont suivi un programme d’intégration structuré étaient 58 % plus susceptibles de faire partie de l’organisation après trois ans.
  • Les organisations disposant d’un processus d’intégration standard bénéficient d’une productivité de 50 % supérieure pour les nouvelles recrues.
  • Environ 33 % des nouvelles recrues chercheront un nouvel emploi au cours de leurs 6 premiers mois de travail dans un nouvel endroit, et 22 % dans les 45 premiers jours. C’est beaucoup plus cher que ne le pensent les entreprises. Le coût réel de remplacement d’un employé moyen est d’environ 16 à 20 % de son salaire annuel.

L’objectif de mon article est de vous présenter quelques façons d’utiliser des outils afin d’améliorer votre processus d’intégration.

Nous allons diviser le processus en 3 parties(Préembauche, embauche , intégration) et je vais vous donner des façon d’utiliser certains outils et méthode pour vous inspirer dans chacune d’entre elles.

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Préembauche

On n’y pense pas toujours, mais le processus d’intégration commence dès la préembauche. Les 2 principaux sont la description des postes affichés et la section carrière de votre site web. Je n’ai pas d’outil à vous suggérer pour cette étape, mais plus des conseils généraux et des exemples à suivre.

Section carrière

  • Parler de votre mission et de vos valeurs d’entreprise
  • N’hésitez pas à présenter des membres de vos équipes avec des témoignages
  • Soyez transparent sur votre processus d’embauche
  • Présenté ce qui vous démarque des autres employeurs, qu’est-ce que vous pouvez offrir aux nouveaux employés

Quelques exemples pour vous inspirer :

Description de poste

  • Sortez du cadre, soyez innovant et démontrez vos valeurs à travers votre description de poste
  • Soyez clair et précis dans les attentes envers le futur employé. Rien n’est plus fâchant que de démarrer un poste et se rendre compte que la description du poste sur lequel nous avions appliqué n’est pas arrimée.
  • 99% des descriptions d’emploi sont longues et plates, pour quoi faire comme les autres?
  • Pourquoi répéter ce que vous dites déjà sur votre section carrière de votre compagnie?

Quelques exemples pour vous inspirer:

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 Embauche

Cette partie est le début d’une intégration réussie. Si un employé n’est pas sélectionné, mais qui aura eu une belle expérience d’embauche est plus enclin de parler de vous à des collègues. Et qui sait, peut-être que cette personne connait la perle rare pour un des emplois que vous avez actuellement d’afficher.

  • Soyez le plus transparent sur la longueur et les étapes du processus. Plusieurs candidats vivent plusieurs processus en parallèle. Les processus trop longs sont à proscrire, les entreprises plus rapides que vous risquent d’embaucher le candidat avant même que vous soyez à l’étape de lui faire une offre.
  • C’est un bon moment pour vos démarquer des autres, hésiter pas à sortir du cadre pour vivre une expérience différente à l’employé.
  • N’hésitez pas à faire participer l’équipe qui a besoin d’un nouvel employé dans le processus d’embauche. Pourquoi pas une petite entrevue d’équipe dans Gather.Town ?

Depuis la pandémie, la majorité des entrevues se font par des solutions telles que Zoom, Microsoft Team, etc. Comment rendre l’expérience plus informelle et moins stressante ?

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Pourquoi ne pas recréer des bureaux virtuels à l’aide de Gather.town, faire visiter le futur employé et même le présenter à d’autres collègues? Un peu comme vous le faisiez avant la pandémie? Ceci permettra de bâtir un sentiment d’appartenance avant même l’embauche.

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Intégration

Voici 5 outils que vous pourriez utiliser dans vos processus d’intégration.

Confluence

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Pourquoi ne pas vous faire un template de plan d’intégration et le bonifier au contexte de chaque nouvel employé ?

Trello

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Créer un board Trello avec toutes les activités dont un nouvel employé doit prendre connaissance lors de ses premières journées. Trello offre d’ailleurs un template à cet effet, si vous voulez plus de détail , consultez l’excellent article suivant:

Jira Software + Jira Service Management

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Si vous avez déjà Jira Software et Jira Service Management en place, pourquoi ne pas créer toutes les tâches et votre processus d’intégration à travers Jira? Ser permettra d’automatiser certains éléments tel que la création de comptes, etc.

Klaxoon

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Softstart

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Nouveau produit de Gsoft spécifiquement conçu pour cette partie du processus.

 Ce n’était qu’un exemple à l’aide de 5 outils, n’hésiter pas à repenser votre façon d’utiliser vos outils existants pour rendre ce processus plus humain dans son ensemble.

Voici quelques items que vos devriez ajouter dans vos plans d’intégration et ceci peu importe l’outil afin de recréer l’informel dans un contexte de télétravail et que l’employé puisse augmenter son réseau et développer son degré d’appartenance à l’entreprise :

  • Proposer des cafés virtuels avec le nouvel employé et ses futurs collègues
  • Demander l’employé à rédiger un article sur un sujet qui le passionne.
  • Faire une activité d’équipe de type brise-glace
  • Hésiter pas à faire des “activités” type chasse au trésor afin que l’employé puisse chercher et développer son réseau et sa connaissance des ressources que vous avez.
  • Ne pas égliger l’intégration des consultants, on a tendance à ne pas en faire mais si vous voulez rentabiliser votre investissement envers des consultants, il faut au contraire les intégrer le mieux possible afin qu’il soit le plus efficace rapidement.

Et vous quel sont vos trucs et outil pour améliorer l’intégration de vos nouveaux employés?

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