OKR, qu’est ce que c’est ?
Les OKR (Objectives Key Results) sont un moyen de définir des objectifs à long terme pour une entreprise et d’en assurer le suivi afin de les atteindre au mieux. Ils peuvent faire penser aux KPI (Key Performance Indicators) à la différence que les KPI ne permettent que de mesurer une performance, tandis que OKR donne plutôt un but a atteindre. Les KPI peuvent cependant servir à monitorer ou évaluer l’avancement des objectifs fixés, pour atteindre les résultats escomptés.
Les objectifs doivent être choisis selon les critères SMART : Spécifique, Mesurables, Atteignables*, Réalistes et Temporellement définis.
Il est possible que les objectifs fixés ne soient pas atteignables. On peut alors parler de “Moonshot” en référence à la citation d’Oscar Wilde qui disait qu’ « Il faut toujours viser la lune, car même en cas d’échec, on atterrit dans les étoiles ». Le but n’étant pas de réaliser l’objectif, mais d’être ambitieux pour aller le plus loin possible.
Tout cela peut paraître un peu abstrait, alors comme une image vaut mille mots, voici un schéma permettant de mieux visualiser ce qu’est un OKR :
(Ou va-t-on?) : L’ objectif est fixe et défini, généralement. par les gestionnaires. Il concerne tout de même l’ensemble de l’entreprise indique ce vers quoi elle se dirige sur le long terme. L’objectif a une forte corrélation avec la culture de l’entreprise. L’ensemble des objectifs donnent une bonne idée de l’état d’esprit général du groupe.
Exemple d’objectif : Devenir, dans 3 ans, le premier moteur de recherche mondial.
(Comment on y va ?) : Les Key results permettent d’atteindre les objectifs par le biais d’actions. Ils sont révisés régulièrement (trimestriellement, annuellement. etc.). Ils peuvent être spécifiques à une équipe ou généraux, selon la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, ils doivent être stimulants et leur réalisation doit représenter un défi.
La progression des KR est généralement mesurée en pourcentage (%) :
| 0 % | Échec |
| 25 % | Pas encore assez d’efforts |
| 50 % | En bonne voie, il faut continuer |
| 75 % | On s’approche de la perfection |
| 100 % | Excellent. Maintenant il faut définir un KR plus ambitieux. |
Exemple de Key Result : D’ici 1 an, 80% des recherches internet passeront par notre moteur de recherche.
(Allons-y !) : Les actions sont réalisées par les individus ou par les équipes et ont pour but de se rapprocher au maximum des key results qui définissent si l’objectif est atteint ou non. Chaque action doit avoir un impact sur
Exemple d’action : Obtenir un partenariat avec Firefox pour en être le moteur de recherche par défaut.
| Les Objectifs doivent être significatifs, concrets, orientés vers l’action et stimulants. Les Key Results doivent être précis, limités dans le temps, mesurables et vérifiables. |
Il est également possible de subdiviser les KR en “sous-KR”. Cela permet, dans de grands groupes, de spécifier comment chacun peut participer à l’effort général vers la complétion des objectifs. En effet, les efforts réalisés par l’équipe marketing ne seront pas les mêmes que ceux réalisés par l’équipe TI par exemple. Le gestionnaire aura une vision sur l’ensemble des KR, tandis que les équipes n’auront pas à se surcharger avec ceux des autres équipes.
Il y a mille et une façons de définir des OKR, selon les situations. En effet, une entreprise de 10 employés n’aura pas forcément besoin d’autant d’organisation qu’un groupe de 400 personnes. Tout comme une entreprise proposant des services n’aura pas le même type d’objectifs qu’une entreprise de production industrielle. Voici tout de même un processus qui donne une bonne idée de la procédure à suivre :
- Définir des Objectifs à long-terme pour l’entreprise
- Pour chaque Objectif, définir les KR pour toute l’entreprise qui permettront de dire si l’objectif est atteint
- (optionnel) Décomposer les KR en KR d’équipe
- (optionnel) Décomposer les KR d’équipe en KR individuels
- (optionnel) Décomposer les KR en KR d’équipe
- Suivre, ajuster et répéter
OKR, Quelques outils
Il existe sur internet énormément d’outils visant à appliquer la méthode OKR dont voici un échantillon. Les outils accessibles sur le cloud sont privilégiés, principalement puisqu’ils peuvent être accessibles, en théorie, et disponibles à un nombre illimité de personnes en même temps.
Feuilles de calcul
Une première possibilité afin de mettre en place la méthode OKR serait d’utiliser des feuilles de calcul. L’avantage est que tout le monde (ou presque) sait se servir d’outils comme Google Sheets ou Excel, donc la courbe d’apprentissage de l’outil serait minime. De plus, on peut facilement trouver des templates sur internet donc voici quelques exemples.
Exemple de templates :
Google sheets :
Google sheets & Documents Excel :
- OKR Templates – OKR Institute Plusieurs templates disponibles (google sheets ou excel)
L’utilisation de templates n’est pas systématiques. SI aucun ne correspond, il est facile d’en fabriquer un maison, adapté au mieux aux besoins de l’entreprise.
La simplicité de cette solution en fait une option accessible mais également personnalisable. En effet, le format Excel / Google docs offre des perspectives d’automatisation et de synchronisation avec d’autres outils utilisant par exemple des webhooks ou autre.
Solutions logicielles
Il est aussi possible de gérer ses OKR par le biais de logiciels tels que Leapsome ou Lattice. Ces outils offrent une solution clé en main pour la gestion des OKR mais proposent également d’autres fonctionnalités comme la possibilité de sonder le ressenti des employés sur leur travail afin d’augmenter leur engagement, etc.
Globalement, ce qu’il faut retenir de ces logiciels est qu’ils offrent une interface permettant de saisir et de partager les objectifs de l’entreprise, et ils proposent également des outils d’analyse et de visualisation de la progression vers ces objectifs. Les deux offrent des possibilités d’intégration avec d’autres logiciels, notamment Jira et Slack (et beaucoup d’autres).
Exemples de logiciels permettant la gestion d’OKR :
– https://www.leapsome.com/
– https://lattice.com
OKR dans Jira
Des solutions logicielles de gestion des OKR sont également disponibles sur le marketplace Jira sous forme de plug-ins que nous avons testé.
Il y a plusieurs avantages à utiliser directement les plug-ins que propose le marketplace. Premièrement, si votre équipe est déjà familière avec les outils Atlassian, l’inertie au changement, par rapport à l’utilisation d’un logiciel tiers, sera réduite. La courbe d’apprentissage sera également plus abordable puisque les interfaces, noms et concepts sont créés en concordance avec ceux déjà existants dans l’environnement Atlassian. Ce qui mène au deuxième avantage : l’intégration dans Jira. En effet, étant donné que ces solutions restent des plug-ins, cela permet de lier directement nos OKR avec des Issues, Tâches, Projets, etc… La valeur que l’on apporte à l’équipe par notre travail sera donc plus facilement quantifiable et mise en valeur.
Grandes entreprises
Les solutions proposées ne conviennent pas car elles ne sont pas adaptés à la taille de votre effectif ? Il existe des solutions telles que Jira Align, permettant une gestion d’OKR sur plusieurs niveaux tel qu’indiqué sur ce shema :
Bonus : Klaxoon
Klaxoon est une suite d’outils pour le travail collaboratif. Incluant un tableau blanc virtuel, vidéoconférence integrée, sondages, etc… Un autre avantage de Klaxoon est que la solution inclue des centaines de templates dont un spécialement conçu pour vous accompagner dans le processus de définition de vos OKR.
Pour conclure, on peut assumer que l’utilisation d’OKRs dans la gestion de projet est un atout majeur pour mieux définir, visualiser et structurer la charge de travail à accomplir afin de suivre et d’atteindre ses objectifs avec efficacité. Peu importe la taille de la ou des équipes à gérer ou la nature du travail à réaliser, cet outil confère une vision globale du projet et permet une meilleure implication des collaborateurs concernés.
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