Introduction : L’Excitation de la Nouvelle Acquisition
Au sein des entreprises, l’acquisition de nouveaux outils logiciels est souvent synonyme d’enthousiasme. L’idée d’un logiciel qui promet de révolutionner les processus internes et d’accroître l’efficacité est toujours séduisante. Cependant, cet enthousiasme initial peut rapidement céder la place à la confusion et à la frustration si un élément crucial est négligé : la désignation d’un propriétaire pour cet outil.
“Un bon logiciel, comme un bon livre, nécessite un gardien, quelqu’un qui soit responsable de son utilisation et de son impact sur l’entreprise.” – Timothy C. Arthur
Les Problèmes Émergent
Après quelques mois d’utilisation, les problèmes commencent à surgir. Ce sont des problèmes d’expertise, de gouvernance, de gestion des fournisseurs, et bien d’autres encore. Mais le problème principal réside dans l’absence d’une personne responsable.
La “Patate Chaude” et les Responsabilités Non Assumées
Lorsque personne n’est responsable de quelque chose, il est facile de se livrer à ce que l’on pourrait appeler le jeu de la “patate chaude”. Chacun se renvoie la responsabilité et, finalement, personne ne s’occupe réellement du problème et de l’outil en question. On remet ça sur la faute de l’outil. Dans le monde Atlassian, combien de fois, on se retrouve avec une instance qui est “poubelle” avec d’innombrable admin qui se pile sur les pieds ?
L’Implication du Propriétaire dès le Début
Avant même d’envisager l’achat d’un nouvel outil, il est essentiel de se demander qui sera le “porteur de ballon” de cet outil, et de l’impliquer dès le début du processus, notamment dans les étapes de sélection. Cette personne sera en mesure de développer des relations avec le fournisseur, d’acquérir une expertise sur l’outil, et de s’assurer que l’investissement initial porte ses fruits. Dans le cas ou l’outil est déjà implanté, il est primordial d’essayer de cerner la personne qui a à coeur l’utilisation de l’outil.
Une implication tôt dans le processus va permettre une meilleure connaissance de l’outil, une réduction des conflits potentiels et améliorer l’efficacité d’implantation.
L’Expérience Personnelle
Une anecdote personnelle vient illustrer l’importance cruciale de désigner un propriétaire dès le départ. Par exemple, dans un ancien rôle d’architecte, j’ai été chargé de positionner un outil, mais une fois cette tâche accomplie, la question se pose : qui va en assurer la mise en place, le support, et la gestion quotidienne ?
Dans mon cas, il n’avait aucune équipe de nommé et aucune qui avait la capacité ou même le désir de supporter l’outil. On m’avais donné beaucoup de pression pour que l’outil soit “officiel” mais sans personne pour s’en occuper, cela a été difficile d’en tirer des bénéfices.
Dans certains cas, des organisations ont investi des sommes considérables dans des outils sans avoir désigné de propriétaire, ce qui a entraîné une sous-utilisation de l’outil et un retour sur investissement décevant.
Les Responsabilités d’un Bon Propriétaire d’Outil
Maintenant que l’importance de désigner un propriétaire est claire, il est temps de se demander ce qui fait un bon propriétaire d’outil et quelles sont ses responsabilités. Voici quelques réponses possibles :
- Gestion Globale : Le propriétaire doit avoir une vue d’ensemble de l’outil, de ses objectifs, de ses utilisateurs et de ses fonctionnalités. Il doit être en mesure de formuler une stratégie globale pour maximiser la valeur de l’outil.
- Expertise Technique : Un bon propriétaire doit acquérir une expertise technique sur l’outil. Cela signifie être capable de comprendre ses fonctionnalités, ses avantages, et ses limites.
- Gestion des Fournisseurs : Le propriétaire est généralement le point de contact principal avec le fournisseur de l’outil. Il doit entretenir une relation proactive avec le fournisseur pour résoudre les problèmes et s’assurer que l’outil évolue conformément aux besoins de l’entreprise.
- Formation et Support : Le propriétaire doit s’assurer que les utilisateurs de l’outil sont formés et qu’ils disposent d’un support adéquat en cas de problèmes.
- Évaluation Continue : Enfin, le propriétaire doit constamment évaluer l’efficacité de l’outil et s’assurer qu’il continue de répondre aux besoins changeants de l’entreprise.
En somme, nommer un propriétaire d’outil est une étape cruciale pour maximiser la valeur de tout nouvel investissement logiciel. C’est cette personne qui veillera à ce que l’outil soit utilisé à son plein potentiel, contribuant ainsi à l’efficacité globale de l’entreprise.
Les organisations investissent tant de capitaux dans les nouvelles technologies, et maintenant elles doivent investir des montants équivalents pour garantir le succès à long terme de ces technologies. En identifiant clairement une personne responsable de la gestion de l’outil, elle se sentira investie du pouvoir de prendre des mesures dans des situations difficiles, ou de faire entendre sa voix lorsque l’opportunité d’exploiter davantage un outil est négligée. Cela nécessite également que les dirigeants se sentent à l’aise de céder une partie de leur autorité, mais étant donné la nature en constante évolution de la technologie, abandonner un peu de contrôle en échange de meilleures performances est probablement la seule manière pour les organisations de rester agiles.
“Besoin d’aide pour nommer les propriétaires de vos outils ? Contactez-nous dès aujourd’hui.”